Make : la grille pour décider quoi NE PAS automatiser

On me demande tout le temps : “Tu peux m’aider à automatiser ça ?”

Je commence toujours par la même question : “Et qu’est-ce qu’on ne doit pas automatiser ?”

Parce que tout automatiser, ce n’est pas une stratégie. C’est souvent une mauvaise idée — coûteuse en temps de construction, fragile en production, et masquant des règles métier qu’on n’a pas pris le temps de clarifier.

Voici la grille de tri qu’on enseigne dans le premier module de la formation Make Pédagora. Elle s’applique avant même d’ouvrir Make.

Léa, office manager — le cas qui sert de fil rouge

Léa a 15 personnes dans son cabinet de conseil. Son directeur lui demande : “Tu peux automatiser un peu tout ça ?”

Elle ouvre Make pour la première fois. Devant l’écran vide, elle se pose une question intelligente : par où commencer ? Et surtout, quoi NE PAS automatiser ?

Voici les tâches récurrentes qu’elle traite chaque semaine :

• Recopier les infos des e-mails de demandes clients dans un tableur de suivi (~30 min/jour)
• Onboarder chaque nouveau client : créer un dossier Drive + une fiche CRM + envoyer un mail de bienvenue (~20 min × 2 fois/semaine)
• Relancer les clients dont les factures tardent à être payées (~2 h une fois par mois)
• Trier finement les e-mails clients pour préparer un brouillon de réponse (~1 h/jour)
• Envoyer les cartes de vœux personnalisées aux clients (~3 h une fois par an)

Cinq tâches, cinq décisions différentes. Suivons sa logique.

Le test des 4 critères

Pour chaque tâche, Léa applique 4 critères. Plus la tâche en coche, meilleur candidat elle est. En dessous de 3 sur 4, on réfléchit sérieusement avant de se lancer.

Critère 1 — Répétitive

La tâche est-elle faite au moins plusieurs fois par semaine ? Si elle est exceptionnelle (une fois par an), le ROI sera très faible. Le temps qu’on passera à construire un scénario fiable dépassera le temps économisé sur dix ans.

Critère 2 — Règles claires

Pouvez-vous décrire en 5 étapes la façon dont vous faites la tâche ? Si chaque cas est un cas particulier et que vous décidez “au feeling”, la tâche n’est pas automatisable — ou elle le sera fragilement.

Critère 3 — Enjeux limités en cas d’erreur

Si le scénario se trompe, quelles sont les conséquences ?

• Renvoyer un accusé de réception au mauvais client : gênant.
• Virer 50 000 € au mauvais fournisseur : catastrophique.

Commencez par les tâches à enjeu faible ou moyen. Les tâches critiques viendront plus tard, avec des garde-fous explicites.

Critère 4 — Volume ou potentiel de volume

Aujourd’hui Léa traite 20 demandes par semaine. Si demain l’entreprise en fait 200, elle ne pourra plus suivre à la main. Automatiser est un investissement : il devient rentable quand le volume justifie le temps passé à construire.

La matrice de Léa — 5 cas, 5 décisions différentes

Une fois la grille appliquée, voilà ce que ça donne :

Tâche	Fréquence	Décision
Recopier e-mails #demande → Sheets	Quotidien (30 min/j)	Forte — à automatiser
Onboarding (Drive + CRM + mail)	2/semaine (20 min)	Forte — à automatiser
Relance factures impayées	Mensuel (2 h)	Règles floues — à clarifier d’abord
Tri fin e-mails + brouillon de réponse	Quotidien (1 h/j)	Avec IA — assistée, Léa valide
Cartes de vœux annuelles	Annuel (3 h)	Faux ROI — garder en manuel

C’est ça, la décision. Pas tout automatiser. Pas rien automatiser. Trier.

Les 4 gains réels (quand c’est bien ciblé)

Quand l’automatisation passe le test, elle produit quatre bénéfices distincts :

1. Le temps libéré. Léa récupère ses 6 h/semaine pour des tâches à plus forte valeur — suivi client, coordination, amélioration des process.
2. La fiabilité. Un humain fatigué oublie. Un humain surchargé bâcle. Une automatisation bien écrite fait toujours la même chose, à 2 h du matin comme à 15 h.
3. La traçabilité. Chaque exécution Make laisse un log horodaté : qui, quand, avec quoi, quel résultat. Beaucoup plus solide qu’un “je crois que j’avais envoyé le mail mardi” en cas d’audit ou de réclamation.
4. La capacité à absorber le volume. Traiter 20 demandes par semaine ou 2 000, c’est le même scénario (modulo le coût en opérations).

Mais 4 pièges cachés à connaître

Toute automatisation a un coût. Les ignorer, c’est construire des choses qu’on devra démonter six mois plus tard.

Piège 1 — Le coût caché en opérations

Make est payant. La plupart des plans sont facturés au nombre d’opérations — chaque action élémentaire d’un module compte pour 1 ou plusieurs opérations. Un scénario mal conçu qui tourne toutes les minutes peut faire exploser votre forfait.

Piège 2 — La dépendance technique

Si un scénario critique est construit par Léa toute seule et qu’elle quitte l’entreprise, qui sait le maintenir ? L’automatisation crée de la dette si elle n’est pas documentée. Un scénario Make doit toujours être lisible par quelqu’un d’autre.

Piège 3 — L’amplification d’une mauvaise règle

Si votre règle manuelle est défaillante, l’automatiser va l’amplifier. Léa classait mal certaines demandes ? Automatiser la classification produira 200 erreurs au lieu de 20.

Automatisez une tâche que vous maîtrisez déjà bien, pas une tâche que vous bâcleriez à la main.

Piège 4 — Le faux ROI

Construire un scénario prend du temps : réflexion, construction, tests, maintenance, documentation. Si vous automatisez une tâche qui ne prend que 10 min par mois, vous allez passer 5 h pour économiser 2 h par an. Le calcul doit être honnête.

IA ou pas IA dans le scénario ?

Une dernière question, simple :

Le scénario doit-il interpréter (classer, résumer, analyser un ton) ou générer (rédiger, reformuler, traduire) du contenu ?

• Oui → il faut une brique IA (Claude, ChatGPT, Mistral via Make) dans le scénario.
• Non → les modules natifs Make suffisent. Et c’est souvent préférable : plus rapide, moins cher, plus prévisible.

Beaucoup de débutants pensent que automatiser = IA obligatoire. C’est faux. L’IA est un outil parmi d’autres — utile quand il faut comprendre ou rédiger, inutile (et coûteux) quand il suffit de déplacer des données.

Dans la matrice de Léa : seul le tri fin des e-mails justifie une brique IA. Les quatre autres tâches s’automatisent (ou pas) sans IA.

La formation Make Pédagora — le parcours complet

Cette grille de tri n’est que le module 1. Le parcours complet est structuré en 5 compétences et 14 modules :

1. Comprendre l’automatisation no-code (M1-M2) — la stratégie de tri, l’anatomie d’un scénario Make.
2. Créer ses premiers scénarios (M3-M5) — premier scénario Gmail → Sheets, déclencheurs, filtres, atelier fil rouge “gestion des demandes clients”.
3. Passer aux scénarios avancés (M6-M8) — variables et fonctions, routeurs conditionnels, itérateurs et boucles.
4. Intégrer ses outils métier (M9-M11) — Google Workspace, Microsoft 365, CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Trello), atelier “onboarding client via formulaire”.
5. Aller plus loin et fiabiliser (M12-M14) — Webhooks et HTTP pour brancher n’importe quelle API, gestion d’erreurs, optimisation des opérations, projet final intégrateur.

Le MVP disponible aujourd’hui couvre les modules 1 à 5 (les 2 premières compétences). Les suivantes arrivent module par module dans les semaines à venir.

Animée par Maïa (notre IA pédagogique propre, voix Voxtral, slides immersifs), évaluée par Lid’ia (correction bienveillante mais exigeante), avec coaching individuel optionnel à 150 €/h (forfaits dégressifs 1 h / 3 h / 5 h / 10 h) pour débloquer vos cas réels.

→ Détail de la formation Make

Pour tester la pédagogie sans engagement

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Marie, en direct.